Formální, aneb neformální?

Ak máme na mysli poradu, jednoducho povedané: aj tak, aj onak. Oba sú vhodné.

Bude však záležať od situácie, od kultúry firmy, od samotnej organizácie, od manažmentu a nakoniec od toho, čo riešime. Niekedy bude stačiť krátke neformálne stretnutie, inokedy bude situácia a jej  závažnosť vyžadovať formálne stretnutie. Ale ani to nebude jednoznačné. Najlepšia bude asi kombinácia oboch a to počas jedného pracovného stretnutia.

Formálna časť by mala obsahovať kto by sa porady mal zúčastniť, ďalej časové rozloženie, čo sa bude riešiť, aspoň v hlavných bodoch. Miesto a čas samozrejme. Zápis toho, čo odznelo. A nejaké relevantné výstupy, čo si ľudia povedali, sľúbili. A hlavne, kto čo prisľúbil spraviť a  kto čo dostal za povinnosť spraviť, resp. sa o to sám prihlásil.

Neformálna časť by mohla obsahovať už menej formu, ale skôr obsah a spôsob. Neformálna by mohla byť diskusia. Je dobré, keď sa do diskusie môže zapojiť každý bez toho, aby bol nejakým spôsobom jeho názor relativizovaný, zosmiešnený a pod.

Dôležitá bude stratégia porady. Je dôležité použiť postupy, ktoré podporujú invenciu, originalitu, akými môžu byť mentálne mapy, brainstorming a pod.

Porada bude určitým spôsobom niečo ako vedenie, alebo riadenie projektu. Musia byť jasné základné údaje: kedy , kde, kto, ako, zodpovednosti, kompetencie, výstupy, merateľné ukazovatele, ciele. 

Čo by mohlo byť merateľnými a overiteľnými ukazovateľmi pri poradách? Jednotlivé úlohy, ktoré sú vygenerované poradou by mali byť hlavne o číslach, hodnotách, teda o merateľných hodnotách a nie pocitoch. Tie budú, aj nebudú vypovedať o splnení si úloh, alebo cieľov porady.

Vráťme sa však na začiatok. V niektorých organizáciách sa k takejto forme porady dopracujeme iba ťažko, lebo napr. slovo počas nej môže mať iba vedúci pracovník. Kultúra jednoducho nepustí ostatných ku slovu. Úlohy sa nerozdajú podľa záujmu, resp. kompetencií, ale príkazom. A to môže mať paradoxne dopad na to, či sa úlohy naozaj splnia.

Vychádza mi z toho poznanie, že porada je strategický nástroj ku dosiahnutiu nejakého cieľa a opäť bude platiť, že výkon sa bude rovnať kultúra násobená stratégiou.


Photos courtesy of and copyright Free Range Stock, rawpixel,

freerangestock

Sdílet na:
Rudolf Hauzer

Rudolf Hauzer

Je autorom štyroch knižiek a jednej e-knihy aforizmov a sentencií. Písal však aj do viacerých novín a časopisov z oblasti psychológie. V súčasnosti prispieva na web hlavne článkami o manažmente. Vykonáva privátnu prax a zároveň spolupracuje ako konzultant, okrem iných, aj s firmou TrimCon.

Komentář