Poslední dobou se poměrně často setkávám s tím, že manažeři chtějí problémy s lidmi řešit tak, že jim “někdo” sepíše přesné postupy a směrnice, co mají dělat. Toto řešení celkem často berou jako “všelék” a obhajují ho jako jediné možné na jejich firemní bolesti. A ono to, takhle z dálky, dokonce zní celkem logicky.
Pokud s nimi trochu hlouběji diskutujeme ukáže se, že v praxi obvykle nastane jeden z následujících scénářů:
- Celý plán velkého sepisování zůstává roky ve stádiu úvah, nenajde se nikdo, kdo by ty směrnice skutečně sepsal (vetšinou firmy se složitými produkty, či prodávající služby) – není čas, je to složité, …
- Směrnice existují, ale jsou tak důkladné a obsáhlé, že je stejně téměř nikdo nečte, nepochopí (často automobilový průmysl, popř. výrobní firmy).
- Směrnice jsou sepsány někým jiným, kdo na to zrovna měl čas, popř. mu byl tento čestný úkol svěřen. Jenže ten někdo často až tak úplně netuší, jak by správný postup měl vypadat.
Mohou samozřejmě nastat i kombinace, nicméně to nic nemění na faktu, že velké množství případů končí tak, že původně jasný plán na nastolení pořádku nezafungoval. Tedy pokud nepočítáme to, že postupy slouží jako alibi šéfům, že udělali opravdu vše proto, aby jejich lidé mohli dobře pracovat.
Kde je zakopaný pes? No určitě nebude jeden, spíš je to kombinace mnoha faktorů, z nichž následující dva mi přijdou nejzásadnější:
- Produkty, služby a hlavně zákaznické požadavky jsou často tak složité, že je nelze standardizovat. Konkrétní situace se prostě v praxi neopakují. A to ani v takových prostředích, jako je výše zmíněný automobilový průmysl. Aby bylo jasno, nemluvím o samotné sériové výrobě, tak snad návodky nějaký smysl mají. I když jsem je vlastně nikdy neviděl někoho číst. V jedné automobilové firmě, se kterou dlouhodobě pracuji, mají teoreticky standardizovaný (a popsaný) postup rozběhu projektů. Jenže pokaždé to probíhá úplně jinak a tak mám pocit, že si tím vlastně škodí. Psychicky rozhodně. Lidé, včetně ředitele, občas působí až zoufalým dojmem, protože se neustále stresují tím, že by podle postupů něco mělo být jinak, a není. A dovedou o tom povídat hodiny a hodiny.
- Pomyslné volání zaměstnanců “my chceme směrnice” je vlastně jen alibi, že se jim nechce moc přemýšlet a tvořit (a tím pádem i dělat chyby). Držet se postupů je totiž hrozně pohodlné. Tím se totiž zbavují odpovědnosti. A to jak zaměstnanci, tak jejich šéfové. Myslím, že velmi trefně to popsal Steve Jobs:
Takže má to vůbec řešení? Určitě ano, ale to je na další samostatný článek :). Tak jen krátce. Předně to chce přestat spoléhat na dokonalé popisy postupů. Ty fungují snad jen v knihách z minulého století. Důležitější, než jít do hloubky, je bavit se s lidmi o smyslu, souvislostech a dalších aspektech, kterým se potom musí v konkrétní situaci přizpůsobit. Tak, aby se i ve “standardních” situacích (jako je například “stále stejný” rozběh projektu) nenechali vykolejit tím, že takhle to přece být nemá.
Zdroj obrázku: Flickr – See-Ming Lee (licence Creative Commons)
