Rutinní administrativa tvoří podstatnou část personální agendy. Praxe říká, že je to tak v pořádku. Osobní data, mzdy, smlouvy nebo odměny jsou pro všechny zaměstnance citlivou záležitostí, je tedy potřebné těmto agendám věnovat patřičnou pozornost. Činnost personalistů má však i druhou, kreativní tvář – pozitivně motivovat pracovníky, „efektivně“ řídit lidský potenciál v prospěch byznysu, rozpoznávat talenty a budovat pro ně perfektní podmínky. Na tu však v mnohých firmách nezůstává čas. Proč?
Poměrně velkou částí práce personalistů je sběr a třízení informací, které potřebují ke svým dalším činnostem. Shromažďují docházková data, požadavky na školení, podklady pro hodnocení a odměňování, formuláře cestovních příkazů, atd. Informace dále zpracovávají, aby z nich mohli např. vypočítat mzdu. Často přitom dostávají papírové podklady, které musí ručně přepsat. Jindy data sice jsou v elektronické podobě, ale v jednotlivých dokumentech (Excel, Word, e-maily), odkud se musí kopírovat – zase ručně. A samozřejmě při tom kontrolovat obsah, hlídat termíny dodání, urgovat opravu chyb a nechat si schvalovat jednotlivé úkony. Tyto činnosti jsou časově náročné, přitom nepřináší přidanou hodnotu – jsou jen nevyhnutelností na cestě k výsledku. Pokud bychom dokázali personalisty těchto neproduktivních činností zbavit, umožníme jim věnovat více času kreativní práci s lidmi.
Víme proč. Ale jak dál?
Jak to udělat? Jak ulevit personalistům a nenaložit jejich práci na někoho jiného? Abychom si na tuto otázku mohli odpovědět, je potřebné porozumět potřebám a práci personalistů. Zkusme se podívat na obvyklý koloběh personálních informací na vybraném příkladu odměňování pracovníka výroby:
Vedoucí výrobního úseku ve strojírenském podniku navrhne odměny svým podřízeným za práci přesčas na dané zakázce. Stihla se díky tomu totiž dřívější dodávka zboží, o které odběratel požádal až dodatečně. Mezi tyto podřízené patří také pan Veselý. Rekapitulaci svého odpracovaného přesčasu odevzdá na předepsaném formuláři svému nadřízenému. Ten k tomuto údaji přidá příslušné finanční ohodnocení a formulář odevzdá ke schválení výrobnímu řediteli. Po jeho schválení ho odnese na personální oddělení. Mzdová účetní si začátkem nového měsíce formulář vezme, rozčílí se, že to zase nemůže po „výrobácích“ přečíst a zavolá vedoucímu úseku, ať si to přijde přepsat. Potom tyto informace do svého mzdového systému přepíše a spolu s dalšími údaji z nich zpracuje měsíční mzdu. Pan Veselý dostane začátkem měsíce výplatní pásku, kde mimo jiné vidí i výšku své odměny.
Tipnete si, kterou činnosti dělala mzdová účetní zbytečně? Ano, musela vykomunikovat špatně čitelné údaje z papírového formuláře. A zapisovala do mzdového systému údaje, které již předtím oba pracovníci výroby napsali do formuláře. Celkem trojí práce pro jediný výsledek/užitek. Kolik tak asi zabere času mzdové účetní, když dostane formuláře od stovky pracovníků každý měsíc?
Sdílení informací nad zlato
Takovýchto případů, kdy se stejné informace pořizují opakovaně na více místech, najdeme v personalistice mnoho. Přitom by stačilo, aby pan Veselý mohl zaevidovat svůj odpracovaný čas do jednoduché elektronické evidence, vedoucí zde zapracoval návrh odměny, ředitel ho kliknutím schválil a tím ho předal mzdové účetní ke zpracování. Jednou zadaný údaj by mohlo sdílet více lidí, upravit ho nebo do něj jen nahlédnout podle svých kompetencí, připojit k němu dodatečné informace, dále zpracovat. Bez fyzického přenášení papírového formuláře, bez čekání na kolegu či kolegyni před prázdnou kanceláři, bez luštění ručního písma při přepisování do mezd.
Všimli jste si ve výše uvedeném ilustrativním příběhu ještě nějaký zajímavý moment? Např., že pánové z výroby strávili zbytečný čas přenášením formuláře z místa na místo? Nebo že se pan Veselý o výšce své odměny dozvěděl až po výplatě, pokud se na ni nevyptal osobně již dříve? Ano, jsme opět u neproduktivních činností bez přidané hodnoty. Ačkoliv nám jde nyní především o hledání časovým rezerv u personalistů, elektronická evidence má pozitivní dopad samozřejmě i na další zaměstnance.
Otevřete personalistiku zaměstnancům!
Trend sdílení informací není jen výkřik internetové „módy“, ačkoliv některé sociální sítě tomuto argumentu značně nahrávají. Při stále rostoucím tlaku na výkonnost, bezchybnost, rychlost práce a zároveň budování pozitivního firemního klimatu je sdílení informací, tedy otevření vybraných personálních agend ostatním zaměstnancům, přesně tou možností, jak dosáhnout, co je od personalistů očekáváno.
Vedlejší „pozitivní“ účinky sdílení informací
Kromě úspory práce, času, běhání a chyb je přínosem elektronického sdílení informací také historie „komunikace“. Ta zůstává evidovaná a všichni zainteresovaní se k těmto informacím dostanou kdykoliv to budou potřebovat, nejen během pracovní doby personalisty. A je tu ještě jeden důležitý aspekt. Zaměstnanci jsou díky sdílení agend více informováni o dění v organizaci, začlení se do firemních procesů a umožní jim být jejich součástí. To také napomáhá budování vnitrofiremní komunikace a prostředí ve společnosti.
Řízené otevření personalistiky
Některá citlivá data samozřejmě patří „pod zámek“ – jsou to již zmiňované smlouvy, výplatní pásky nebo osobní data. Ty další, jako např. školení, docházku, plánování volna, hodnocení nebo vykazování pracovních cest je však možné zaměstnancům otevřít. Tedy, ne všechno všem, ale těm, kterých se to týká. Což je většinou jen otázkou počátečního nastavení pravidel.
Dříve bylo takovéto „řízené“ sdílení dat nemyslitelné. Nebyly webové nástroje ani informační systémy, které by podobné funkce podporovaly. Dnes lze však na trhu vybírat z množství aplikací, které mají již hotová řešení a případné speciality jednotlivých organizací dopracují. Na personalisty tedy zbývá už jen jediné: Buďte otevření a sdílejte!
Zdroj obrázku: Flickr – Owen Byrne, Hurried (licence Creative Commons)
