Jedno arabské přísloví říká:
„Nač se zabývát problémem, který se nikdy nestal? Jestliže se stal jen jednou, tak se nemusí stát podruhé, ale nastane-li problém pro druhé tak je jisté, že se stane potřetí!“
Z jednoho úhlu pohledu tedy snad ani není potřeba podrobit projekt v předprojektové fázi analýze rizik. Je to ale podobné jako postavit dům na minovém poli. V rukou držíme plány nádherného domu, na účtu máme dostatečné množství prostředků k realizaci stavby plus malou rezervu pro strýčka příhodu. Dále máme zpracovaný časový harmonogram stavby, takže vše vypadá naprosto ideálně a už se těšíte na to jak se ohřejete u nového krbu. Zatím nic nenasvědčuje tomu, že se projekt neměl povést.
Jenže pak pominete rady starších a moudrých o tom, co by se mohlo přihodit. Sami se vnitřně utvrdíte v tom, že co se nestalo v podstatě neexistuje. Takže se pouštíte do projektu v dobré víře, že se nestane vůbec nic a projekt zrealizujete na první dobrou, a dle původního harmonogramu zvete tchýni na oběd při kolaudaci v řádném termínu a zmíněnou rezervou pro strýčka příhodu stále na účtu.
Jenže tato ideální situace nastává málokdy. Život a znalosti z předchozích projektů jiných stavebníků nebo vedoucích projektů nás učí, že ne vždy se vše podaří na první dobrou a každá negativní znalost z jiných projektů je menší anebo větší katastrofa. Nebude příliš odvážné nazvat každý problém, který se vyskytne, minou.
Mina která, když exploduje, tak projekt zpozdí, změní dispozici projektu anebo dojde k fatálnímu výbuchu a projekt skončí v troskách, kdy náklady na znovu postavení projektů do fáze před výbuchem jsou tak vysoké, že se nevyplatí projekt resuscitovat a je lepší jej ukončit.
Proto je vhodné používat techniku lesson learn, není to v pravém slova smyslu nástroj pro řízení rizik, ale je to soubor nezdarů, které nás provázeli při realizaci předchozích projektů.
Je třeba se smířit s tím, že osobní zkušenost je nepřenositelná a tak jak opět platí s tím, že opakování je matka moudrosti a že dril dělá mistra.
Takže si položme otázku, co je Lesson Learn?
Volně přeloženo a parafrázováno se jedná o poučení z předchozích projektů, která může být vedena formou strukturovaného záznamu, kam se jako do deníků uvádí všechny negativní, ale mohou i pozitivní zkušenosti z projektu a způsoby jak se jednotlivým problémům čelilo. Nástroj lesson learn nelze přímo považovat za nástroj pro řízení rizik.
Tyto zápisy pak slouží k tomu, že při realizace podobeného projektu si člověk projde důležité milníky a snaží se vyvarovat negativních zkušeností.
Tento dokument se zpracovává po celou dobu projektu a podílí se na něm všichni zainteresovaní pracovníci. V nejlepším případě vznikne unikátní dokument, který pracovníkům ulehčí realizaci dalšího projektu. Velmi důležité je mít stálý projektový tým, který se bude podílet na realizaci projektů ve firmě. Protože nástroj lesson learn je jen bodové shrnutí problémů, další zkušenosti a rizika si nesou pracovníci s sebou jako součástí know-how. Navíc nelze vždy a všechno detailně popsat.
Obecně lze říci, že se tento dokument používá před startem, ale i samotné realizaci projektu podobného zaměření a rozsahu. Možná jej lze použít i jako nástroj pro identifikaci rizik.
Postupy zpracování dokumentu lesson learn mohou být různé od volné formy, který připomíná deník až po standardizovaný nástroj.
V praxi běžně používá lesson learn většinou zkušený projektový manažer, který má svou vlastní formu zápisu zjištění všech zvláštností během projektu, ve kterých se ve finále vyzná jen on a také jen on chápe význam jednotlivých poznámek. Někdy se to přirovnat k lodnímu deníku, který si vede kapitán zaoceánského korábu.
Příklad zpracování lesson learn:
Nebo lze provést zápis v minimalistické podobě:
Z obou způsobů zápisu leasson learn je patrné, že zmíněná rizika jsou spíše již existujícími problémy. Nicméně i přesto můžeme lesson learn použít jako jeden z dokumentů pro analýzu a řízení rizik. Ovšem bylo by přímo neuvážené považovat zpracované lesson learn zároveň za kompletní ošetření rizik projektu.
Další zajímavým fenoménem, se kterým jsem se setkal, je používání, respektive prezentace používání nástroje lesson learn ve firmách. Z 35 oslovených firem všechny mají nějakou formu lesson learn zavedenou. Bývá to hlavně kvůli požadavkům auditorů – ať certifikačních, tak i auditory provádějící tzv zákaznický audit. Primární snaha je vyvarovat se opakování stejných anebo obdobných potíží (reklamací) při předchozích projektech (výrobcích). Proto většina aktivně udržovaných registrů lesson learn pochází z interních anebo zákaznických reklamací. Dalším zdrojem jsou vlastní poznatky při samotné realizaci projektu. Ale s aktivním používáním této metody jsem se setkal pouze u procesních či projektových inženýrů s velkými praktickými zkušenostmi.
Závěrem můžeme konstatovat, že nástroj lesson learn, i když popisuje problémy a jejich vypořádání, není nejvhodnější nástroj na řízení rizik. Na nástroje k řízení rizik jsou vhodné metody jako jsou FMEA, registr rizik, mapa rizik, kde je možnost rizika sledovat jejich blízkost, pravděpodobnost výskytu a potenciální dopad.
Vlastimil Čep je studentem programu PhD na LIGS University
Photo by Samuel Zeller on Unsplash, licence Creative Commons
