Koloritem posledních let je schránka plná e-mailů. Od těch, které očekáváte až po ty, u kterých váháte, kde se k vaší e-mailové adrese odesílatel dostal.
Mnoho webových stránek po vás chce e-mail výměnou za něco – většinou jsou to ebooky, články či videa. Pokud je to kvalitní obsah, který vás zajímá a pomáhá vám, je to ta lepší varianta. Bohužel v mnoha případech vám přijde nepoužitelný materiál a navíc se dostanete do hromadného mailingu a od té doby vám chodí další a další e-maily. Naštěstí se z drtivé většiny dá odhlásit a maily pak přestanou chodit.
Jednu dobu jsem si dělal pro zajímavost osobní statistiku, kolikrát mi přijde nabídka na nějaký „neodolatelný obsah“ výměnou za můj e-mail. Rekord jsem měl přibližně před rokem, kdy mi během dvou dnů přišlo od 12 různých odesílatelů to stejné, jen s jiným průvodním mailem a bohužel obsah byl hrozný. Jednalo se o zaručené tipy, jak posílat maily a získávat kontakty do databáze. Povedl se jim absolutní opak a já přišel na jednoduché řešení, které používám právě pro takovouto výměnu mailů za něco, aniž bych pak musel dlouho a složitě řešit odhlašování z různých rozesílek.
Stačilo založit si e-mailovou adresu jen pro tyto účely a po nějaké době ji přestat používat. Takto to opakuji jednou za nějakou dobu a mé „pravé“ e-mailové schránce i mému duševnímu zdraví to jen pomohlo.
Složitější to je však mnohdy s e-maily v rámci firem či organizací, ve kterých působíme.
Jestli jsem něco opravdu neměl rád na práci v korporaci (či státní správě), tak je to „e-mailový alibismus“, jak jsem si tento jev pro sebe nazval. E-mailový alibismus je situace, kdy lidé posílají nejrůznější informace, materiály a texty na „všechna nádraží“, aby kdykoli v budoucnu mohli říci: „já jim to přece poslal“. Co na tom, že většinou se jedná o naprosto zbytečné informace, navíc nepatřící adresátům. A ti se jimi musí zabývat, respektive zdržovat, aby je ve většině případů stejně vymazali.
Stojí vůbec za zváženou, jak se ve firmách postavit k vnitřní poště. Od toho úplně zakázat e-mailovou komunikaci v rámci firmy až po akceptování stavu, kdy každý posílá „všem“ co ho napadne.
Když jsem pracoval v bance a měl na starosti mnoho desítek poboček, zavedl jsem proti vůli úředníků z centrály jednoduché pravidlo. Jakákoli pošta musela jít jen přes jednu osobu, která – pokud byl důvod – rozeslala e-mail dál na pobočky. Jen toto jednoduché opatření způsobilo, že najednou se snížilo množství e-mailů na pobočky o více než 85 procent. Osobně jsem zastáncem, že je efektivnější se zvednout ze židle, popojít pár kroků a vyřešit problém či otázky osobně. E-mail je neosobní, jeho příprava, pokud chcete popsat pořádně, co vlastně potřebujete, trvá dlouho a stejně není záruka, že adresát přesně pochopí, co jste mailem vlastně chtěli říci. A ani nevíte, v jakém rozpoložení si jej adresát přečte. Osobní vyřešení je rychlejší, efektivnější a někdy i příjemnější.
A i když vaše kolegyně či kolega nesedí zrovna blízko, existují naštěstí moderní komunikační prostředky, jako je video skype, hangouts a další.
Nehledě na to, že není nad sociální kontakty uvnitř firmy a debatami a potkáváním se lidí vznikají hlubší neformální vazby a také nové nápady, inovace i dílčí zlepšení.
Proto jsem přesvědčen, že to, co lze vyřešit osobně či přes nějakou formu video hovoru je efektivnější a rychlejší, než psaní dlouhých e-mailů.
A pokud k tomu přidáme odpovědnost každého pracovníka a důsledně vyžadujeme, aby nezbytná e-mailová komunikace byla jen mezi osobami, kterým je určena a ne všem, efektivita práce a i výsledky rostou. Nehledě na to, že se rychle přijde na to, kteří pracovníci jsou opravdu výkonní a přínosní a ti, kteří sice píší mnoho e-mailů, ale jinak nic nepřináší a ještě demotivují ty výkonné.
Tato jednoduchá pravidla jdou aplikovat do firmy velmi rychle, a pokud se správně vysvětlí všem ve firmě, tak přinesou i rychlé výsledky.
Zkrátka i u e-mailové komunikace platí, že e-mail je dobrý sluha, ale zlý pán.
Zdroj obrázku: Freeimages
