Koloritem posledních let je schránka plná e-mailů. Od těch, které očekáváte až po ty, u kterých váháte, kde se k vaší e-mailové adrese odesílatel dostal. Mnoho webových stránek po vás chce e-mail výměnou za něco - většinou jsou to ebooky, články či videa. Pokud je to kvalitní obsah, který vás zajímá a pomáhá vám, je to ta lepší varianta. Bohužel v mnoha případech vám přijde nepoužitelný materiál a navíc se dostanete do hromadného mailingu a od té doby vám chodí další a další e-maily.  Naštěstí se z drtivé většiny dá odhlásit a maily pak přestanou chodit. Jednu dobu jsem si dělal pro zajímavost osobní statistiku, kolikrát mi přijde nabídka na nějaký „neodolatelný obsah“ výměnou za můj e-mail. Rekord jsem měl přibližně před rokem, kdy mi během dvou dnů přišlo od 12 různých odesílatelů to stejné, jen s jiným průvodním mailem a bohužel obsah byl hrozný. Jednalo se o zaručené tipy, jak posílat maily a získávat kontakty do databáze. Povedl se jim absolutní opak a já přišel na jednoduché řešení, které používám právě pro takovouto výměnu mailů za něco, aniž bych pak musel dlouho a složitě řešit odhlašování z různých rozesílek. Stačilo založit si e-mailovou adresu jen pro tyto účely a po nějaké době ji přestat používat. Takto to opakuji jednou za nějakou dobu a mé „pravé“ e-mailové schránce i mému duševnímu zdraví to jen pomohlo. Složitější to je však mnohdy s e-maily v rámci firem či organizací, ve kterých působíme. Jestli jsem něco opravdu neměl rád na práci v korporaci (či státní správě), tak je to „e-mailový alibismus“, jak jsem si tento jev pro sebe nazval. E-mailový alibismus je situace, kdy lidé posílají nejrůznější informace, materiály a texty na „všechna nádraží“, aby kdykoli v budoucnu mohli říci: „já jim to přece poslal“. Co na tom, že většinou se jedná o naprosto zbytečné informace, navíc nepatřící adresátům. A ti se jimi musí zabývat, respektive zdržovat, aby je ve většině případů stejně vymazali. Stojí vůbec za zváženou, jak se ve firmách postavit k vnitřní poště. Od toho úplně zakázat e-mailovou komunikaci v rámci firmy až po akceptování stavu, kdy každý posílá „všem“ co ho napadne. Když jsem pracoval v bance a měl na starosti mnoho desítek poboček, zavedl jsem proti vůli úředníků z centrály jednoduché pravidlo. Jakákoli pošta musela jít jen přes jednu osobu, která - pokud byl důvod – rozeslala e-mail dál na pobočky. Jen toto jednoduché opatření způsobilo, že najednou se snížilo množství e-mailů na pobočky o více než 85 procent. Osobně jsem zastáncem, že je efektivnější se zvednout ze židle, popojít pár kroků a vyřešit problém či otázky osobně. E-mail je neosobní, jeho příprava, pokud chcete popsat pořádně, co vlastně potřebujete, trvá dlouho a stejně není záruka, že adresát přesně pochopí, co jste mailem vlastně chtěli říci. A ani nevíte, v jakém rozpoložení si jej adresát přečte. Osobní vyřešení je rychlejší, efektivnější a někdy i příjemnější. A i když vaše kolegyně či kolega nesedí zrovna blízko, existují naštěstí moderní komunikační prostředky, jako je video skype, hangouts a další. Nehledě na to, že není nad sociální kontakty uvnitř firmy a debatami a potkáváním se lidí vznikají hlubší neformální vazby a také nové nápady, inovace i dílčí zlepšení. Proto jsem přesvědčen, že to, co lze vyřešit osobně či přes nějakou formu video hovoru je efektivnější a rychlejší, než psaní dlouhých e-mailů. A pokud k tomu přidáme odpovědnost každého pracovníka a důsledně vyžadujeme, aby nezbytná e-mailová komunikace byla jen mezi osobami, kterým je určena a ne všem, efektivita práce a i výsledky rostou. Nehledě na to, že se rychle přijde na to, kteří pracovníci jsou opravdu výkonní a přínosní a ti, kteří sice píší mnoho e-mailů, ale jinak nic nepřináší a ještě demotivují ty výkonné. Tato jednoduchá pravidla jdou aplikovat do firmy velmi rychle, a pokud se správně vysvětlí všem ve firmě, tak přinesou i rychlé výsledky. Zkrátka i u e-mailové komunikace platí, že e-mail je dobrý sluha, ale zlý pán. Zdroj obrázku: Freeimages

Mnozí z nás znají situaci, kdy si řekneme, že danou problematiku známe nejlépe my, a proto je lepší, když si úkol uděláme sami. Úkol bude vykonán správněji a rychleji, než kdybychom řešením problému pověřili někoho jiného, po kom budeme jen vše kontrolovat a opravovat. Na to přece nemáme čas a nervy. Stejně nejlepší nápady máme jenom my. Zkrátka jsme nepostradatelní pro firmu, nezastupitelní a nejlepší. Byli jste či jste v této situaci? Gratuluji. Už jen k tomu, že si to dovedete přiznat. Je to však správná cesta či cesta do pekel a přetížení? Možná z krátkodobého hlediska se jeví jako efektivní, ale z dlouhodobého pohledu je to podle mého názoru cesta do pekel a k problémům všeho druhu. Od kapacitních problémů, přes zdravotní problémy, až po problémy, že ze svých kolegů či zaměstnanců nevytvoříte odborníky a motivované osobnosti v jejich specializacích. Málo kdo z efektivních, tvůrčích a přemýšlivých lidí by chtěl dlouhodobě pracovat v týmu, kde nemůže růst. Kde nemá možnost přebrat žádnou odpovědnost a kde je v podstatě degradován do pozice vykonavatele příkazů a rozkazů bez možnosti použít svou hlavu a svou invenci a nápady. A tímto přístupem si zaděláváme na velký problém. Samozřejmě, jsou manažeři a majitelé, kterým vyhovuje pocit, že pravdu mají vždycky oni a ostatní jim ochotně přikyvují, ať řeknou cokoli. Ale je to správná cesta? Je to cesta dlouhodobě úspěšná? Co se stane, když vy na nějakou dobu onemocníte nebo chcete jet na dovolenou apod.? Myslím, že odpověď je jasná. Dalším úskalím přístupu, musím vědět o každém detailu, musím se vyjadřovat a rozhodovat o všem je v tom, že se dříve či později stanete úzkým hrdlem své vlastní firmy a to především v době jejího růstu a rozvoje. Kolegyně a kolegové budou déle čekat na vaše vyjádření či rozhodnutí. Provoz a rozvoj firmy se časem ochromí a může se až zastavit. Jaké to má důsledky na motivaci týmu, výsledky a budoucnost firmy je zcela zřejmé. Jak z toho tedy ven? Delegovat úkoly, odpovědnosti, ale také pravomoci na své okolí. Ze své zkušenosti vím, že to bolí. Mnoho manažerů a manažerek musí potlačit své ego a přesvědčení, že jsou nejlepší a nenahraditelní. Ale je to cesta k tomu, abychom vlastní firmy či podnikání paradoxně nejvíce neohrožovali sami. Dalším krokem je najít nebo vychovat své zástupce, kteří budou moci přebírat vaše úkoly a vy se se tak stanete opět hybnou silou v rozvoji a úspěchu své firmy. Stačí se jen rozhodnout a začít konat. Pomůžete nejen sobě, ale hlavně svým kolegyním, kolegům i celé firmě. Držím vám v tom palce. Zdroj obrázku: Flickr – Chris Ford, A Reflective Moment (licence Creative Commons)